コックピットで学んだ、最強の時間管理とは?

コックピットで学んだ、最強の時間管理とは?

時間管理って大変ですよね?

仕事に限らず遊びであっても先の予定をあらかじめ立てたり、調整するのは面倒なもんです。

僕は最近「時間を管理」するということの大切さを痛いぐらいに痛感 したので、今後一生忘れないように書き留めておこうと思います。

時間管理って何だろう?

時間管理と言われて考えるのは、おそらくそのままの意味で

「時間を管理する」=「スケジュールを立てる」
と思われるかもしれません。

これで一応合ってます。
でも今の僕の考え方はちょっと違います。というか変わりました。
僕にとって時間を管理するということは

「時間を管理する」=「無駄なことを考える時間が省ける」

という事です。

この事を理解されている方は、たくさんおられると思います。
僕は知って初めて簡単なことだと理解しましたが・・・

時間管理が出来ないと、コミュニケーションにまで影響する?

例えば最近こんなことがありました。

川井社長「この仕事お願いできる?」
僕「え~っと、すいませんちょっと待ってください。今日やる予定のタスクが2~3時間かかるので(うんぬんかんぬん…)」
うんぬんかんぬんで濁しましたが、この後無駄な押し問答が若干続きます。
これが”時間管理ができていない人間”の顛末です。

普段何も考えてなさすぎなんですよね。先の予定をしっかり書き出して、目に見えるような形で管理していたら、まず初めに「え~っと」ってならないんです。
ちゃんと時間を管理できている人は

「できます。」
「できません。」

が即答で声に出ます。そしてこれが時間を管理できているということ。正しいコミュニケーションの形なんです。

正しいコミュニケーションの形!?そうです。
なぜなら「この仕事お願いできる?」と聞かれているのに「今日やる予定のタスクが2~3時間かかるので」なんてのは、答えになっていないんです。

ちょっと極端でしたが、さすがに理由もなく「できません。」と断れない場合は
「はいできません。本日期限のタスク3件で6時間埋まっているからです。」
とかでもいいと思います。

とにもかくにも”Yes or No”を即答できる人間になることが、正しいコミュニケーションの第一歩です。

そのためには前もってしっかり考えておかないと即答はできません。

でも先ほど僕は、「時間を管理する」=「無駄なことを考える時間が省ける」って話をしてませんでしたっけ?

そうですね。それでは本題に入ります。

時間管理をすることで、無駄なことを考える時間が省ける

昔の僕は、どうしても予定を立てることに乗り気ではありませんでした。
それは「不透明タイム」があったからです。
不透明タイムとは、突発的にしないといけない仕事の時間です。
例えば、電話の対応や来客対応、急な入稿チェックなどがその時間です。

いつも、不透明タイムというランダムかつ不規則な時間がスケジュールを乱してしまうので、タスク管理と言われてもピンときませんでした。
なので、納期だけ気にして目の前の仕事ばかりしていました。

でもこれは大間違いでした!

確かに不透明タイムは毎日不規則です。
1時間手を取られる日もあれば、半日時間を費やす日もあると思って予定を立てる事を避けてきました。
ですが、実際に計算してみると、この不透明タイムの平均は1日2時間もありませんでした!
毎日半日も不透明タイムに時間を費やしているわけでは無かったのです。

そこに気づいてからは簡単。

一日平均の不透明タイムをまとめて決めておいて、そこからメインの仕事にあてられる時間を割り当てれば良かったのです。”Yes or No”を即答できる男の誕生です!

だからそれぐらいわかってるって方には当たり前のことだと思いますが、僕はわかっていませんでした。

この時間管理のおかげでタスクの繋ぎ目で”悩む時間”が省けました。
次の仕事への移行もスムーズですし、何度もタスク状況を確認するという手間も省けました。

人間が、1日に考えられる時間は少ない

今回の僕の時間管理術は、予定をGoogleカレンダーに30分~何時間単位で先に決めて記入し、可視化しただけです。
これだけで頭の中がスッキリしました。

これにはカラクリがあって、川井社長に教えていただいた考え方がとても腑に落ちたからなんです。
それはMPです。
ドラクエとかで出てくる魔法を使う時に消費するパワーの事です。

でも現実世界ではMP(マジックポイント)では無くて、メンタルポイントと言うそうです。(社長が勝手に考えた言葉みたいですが。。。)

頭を使って考えるたびに、このMPは消費されていくようです。

人間は一日に使えるMPが決まっていて、考えることに8MP消費したり、息抜きなどをして5MP回復したりすると考えれば、本当に大切な時にMPを使うようにしないといけないですよね。

僕はおそらく、時間管理をちゃんとしていなかったせいで、このMPを無駄に消費していたのです。
頭の中でスケジュールを管理するというのは、継続的にMPを消費します。

・現在仕事が一区切りついて次の仕事に入る前
・昼休憩時
・出勤時
・退勤した後
・まさに仕事中

この間のどこかで脳内スケジュール帳をおそらく何回も開いちゃってるんです。

MPなので、消費しきってカラになったら死んでしまうわけではありませんが、心も脳もとても疲れます。なぜならそれだけ考えているから。

でもスケジュールを可視化するというのは、それを見るだけでOKなので、考えません。見るだけで把握できて、さらに整理もできる。
だから僕は頭の中がスッキリしたような感じがしたんだと思います。
かつ今まで何度もスケジュールを組み直していた無駄な時間も省けるのです。

毎日忙しい人や日々仕事に追われている人で、まだスケジュールを可視化していない場合は絶対に試してみてください。
可視化する時間は、ほんの少しです。事前に立てたスケジュールがあると、心と時間に少し余裕が生まれるかもしれません。

まとめちゃうとこんな感じ

毎日やりたい事や、しなくちゃいけない事ってたくさんあるもので、それをちゃんと管理してるつもりでもできていないもんです。
人間はそんなに頭のいい生き物じゃありません。
頭の中に色んなもの詰め込んだまままにせず、可視化しておくのって本当に大事でかつスッキリ。
僕はGoogleカレンダーを使いましたが、やり方は何でもよくてメモなんかに書いておくだけでもOK。

いつでも確認できるスケジュールがあると、それだけで時間通りに物事を進める事ができるし、新しい予定や仕事を入れる時に「どうしようか・・・」と曖昧に悩む事も無くなります。

やりたい事はあるけど時間がない…。
忙しいから今は無理・・・。

そんな事は絶対ないです。きちんと今の自分の時間割を把握すれば、やりたい事は必ずできるはず!
ムダに悩む時間を使うなら、面倒がらず一度自分の時間整理してみてください。

 

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この記事を書いた人

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田中大嗣

デザイナー/マークアップエンジニア2016年入社